Skype üzerinden iş, proje vb. görüşmesi yapmak üzerine

Skype üzerinden iş, proje vb. görüşmesi yapmak üzerine

Merhaba arkadaşlar,

Yarın işle alakalı bir konuda Skype görüşmesi yapacağım. Bugüne kadar yüzlerce Skype ya da benzeri uygulamalar üzerinden görüşme yapmış olmama rağmen toplantının ciddiyeti sebebi ile durup dururken aklıma geldi ve bu konuda neler yazılmış diye biraz kurcalama gereği hissettim.

Fakat gördüğüm kadarıyla Skype vb. uygulamalar üzerinden iş görüşmesi, proje toplantısı vb. amaçlar ile yapılması gereken toplantılarda nelere dikkat edilmesi ile ilgili çok bilgi veren bir yazıya denk gelmedim. Zaten hali hazırda yazılmış olan birkaç yazı var ve bu yazılar da kelimelerin yerlerini değiştirip yeniden yazılmış yazılar olduğunu gördüm.

Bu sebeple bu konuda bir şeyler karalamayı kendime bir görev bilim açtım bilgisayarımı.

Skype ya da benzeri çevrimiçi araçlar ile yapacağınız görüşme konusu biraz basit gibi görünse de aslında yüz yüze yapılan görüşmeler kadar ciddiye alınması gereken ve aslında öncesinde bir hazırlık süreci gerektiren önemli bir konu. Madde madde neler yapabilirsiniz aşağıda biraz bahsetmeye çalıştım. Umarım işinize yarayacak bilgiler verebilmişimdir;

Çevre hazırlığı

Toplantıya başlamadan önce ilk dikkat etmeniz gereken konu bence çevre. Çevrimiçi (online) toplantının yapılacağı oda, sınıf, salon, ev ya da her neredeyseniz bu çevrenin sizin kontrolünüzde olması çok önemli. Yani görüşme sırasında gürültü çıkaracak birinin ya da bir hayvanınızın olmaması, görüşmenin ortasında sizinle konuşmak isteyecek birinin olmaması ya da bu kişinin önceden bilgilendirilmesi, internetin sorunsuz çalışıyor olması, odanın iyi ışık alıyor olması, arka planda dikkat dağıtıcı bir nesne ya da görüntünün olmaması gibi özenle hazırlanmış bir açı ayarlamanız gerekiyor. Unutmayın ki toplantıya ayağınızda şort ve terlikle bile girseniz, insanlar sizi kameradan görüyor olacak ve olası durumlarda kameranın gördüğü tüm açıyı iyi kontrol ediyor olmanız çok önemli. Kısaca şu maddelere dikkat edebilirsiniz;

- Rengin ve nesnelerin rahatsız etmediği bir arka fon ayarlayın,

- Kamerada yüzünüzün net görüneceği, ters ışığın olmadığı bir ışık ayarlayın,

- Gürültü yapabilecek yol, yan oda vb. gibi elementleri göz önünde bulundurup önceden önlem alın,

- Varsa pencereleri kapatın, telefonunuzu sessize alın, müzik, alarm vb. dikkat dağıtıcı şeyleri de sessize alın,

- İhtiyacınız olduğunda içmek için su, çay, kahve vb. içecekler hazırda bulundurun fakat bilgisayara dökülmeyecek ama ulaşabileceğiniz mesafede konumlandırın,

- Görüşmeyi yapacağınız ev, sınıf, oda vb. için beklenmedik misafirler için kapıya not bırakabilirsiniz,

- İhtiyaç duyma olasılığınız olan kitap, kaynak, vb. belgeleri elinizle ulaşabileceğiniz bir mesafeye konumlandırın

Teknik hazırlık

Toplantının Skype üzerinden yapılacağını varsayarak söylüyorum; bir çoğumuzun Skype hesabı vardır. Fakat benim de dahil olduğum büyük bir grup var ki, bu uygulamayı günlük hayatımızın her anında kullanmıyoruz ve yalnızca lazım olduğu zamanlarda açıyoruz. Bu sebeple Skype’ı sık sık kullanmayan biri olarak size teknik olarak şu hazırlıkları yapmanızın faydalı olacağını söylemek istiyorum;

- Skype programının düzgün çalıştığından emin olun. Ses, mikrofon, kamera vb. tüm özellikleri önceden deneyin. Gerekliyse Skype son sürümünü bilgisayarınıza indirip görüşme öncesinde bir arkadaşınız ile görüşme yaparak programı deneyin.

- Programın özellikleri sizin kullanmadığınız zamanda değişiklik göstermiş olabilir. Ses açıp kapama, kamera açıp kapama, mikrofonu sessize alıp tekrar açma, görüntüyü küçültme, aynı anda birkaç program açabilme gibi tüm program özelliklerini deneyin.

- Görüşme yaparken sizden Microsoft Excel, Microsoft Word ya da Power Point vb. yardımcı olacak bir program ya da programlar varsa mutlaka bu programların da görüşme yaptığınız bilgisayarda sorunsuz çalıştığından emin olun. Varsa onların da güncellemelerini yapıp, ihtiyacınız olabilecek dosyaları masaüstünde erişiminizin kolay olacağı bir yere konumlandırın.

- Bilgisayarınızın genel olarak çalışmasında bir sorun olup olmadığını en az 1 gün önceden test edin. Olası Windows güncellemeleriniz varsa mutlaka bir gün önceden yapın, tam görüşme öncesinde saatler süren bir güncelleme yüzünden toplantıyı kaçırmanız hiç hoş olmayacaktır.

- Skype şifrenizi mutlaka deneyin, toplantı esnasında şifrenizi unutmanız büyük bir facia olabilir! Bir defaya mahsus şifrenizi deneyip, doğru olduğuna emin olduğunuz şifreyi yakın bir yere not edin.

İmaj hazırlığı

Evet! Belki de en çok dikkat edilmesi gereken konulardan biri de bu. Eğer ki biriyle ilk defa görüşüyorsanız, bu bir iş görüşmesi ise, ya da bir projeye kabul edilmeniz vb. gibi önemli ilk karşılaşmalarda imaj konusu oldukça önemli bir konudur. Karşıdaki kişi sizi her şeyinizle tanımak istediğinden emin olabilirsiniz. Yukarıda bahsettiğim gibi her ne kadar bu bir online görüşme olsa da ayağınızda şort, terlik vb. bir rahatlıkta olsanız da, kameranın gördüğü her şey sizin imajınızdır. Bu konuda sizlere şu tavsiyeleri verebilirim;

- Kameranın görmeyeceğini düşünseniz bile toplantıya şort, iç çamaşırı vb. ile katılmayın. Ayağa kalkmak zorunda kalabilirsiniz. Bu hiç hoş bir görüntü olmaz. Tüm ihtimalleri düşünmek lazım.

- Eğer ki dış görünüş, saç, sakal vb. şeylere takan kurumsal bir şirket ya da kişiyle görüşüyorsanız bu konularda da bakımınızı o insanlar yüz yüze görüşüyor gibi yapmanızda fayda var. Saçınızın, sakalınızın gerekli ise traşlı olması, üzerinizde gömlek hatta gerekliyse kravat olması gerekiyorsa, giyin! Unutmayın ki teknolojinin nimetlerinden faydalanmak ne kadar güzel olsa da bu görüşmeyi yüz yüze yapıyor olsaydınız neleri yapmanız gerekirdi? İşte tam olarak onları yapın. Tabii ki görüşme yapacağınız kişi ya da kurum bunları sizden beklemiyorsa yapmak zorunda değilsiniz. Bunun kararını siz verirsiniz ama dediğim gibi; yüz yüze görüşseydiniz nasıl görünmek isterdiniz? Öyle görünün.

- Arka plan ve çevre konusunu yukarıda anlatmıştım fakat burada tekrar değinmek istiyorum. Eğer ki görüşme yapacağınız kişi veya kurumun görüşünü olumlu yönde etkileyeceğini düşünüyorsanız imajınızı onlara göstermekten ya da koklatmaktan çekinmeyin. Bir müzik aleti mi çalıyorsunuz? Arkaya bir yere bırakın. Bir filmin hastası mısınız? Posteri tam tepenizde olmasa da kamerada görünecek bir şekilde ayarlayabilirsiniz. Ya da imajınızı yansıtan her ne ise...

- Sahte bir ortam yaratmayın, abartı olabilecek görüntülerden kaçının. Görüşmeyi onların sizle yaptığı kadar, sizin de onlarla yaptığınızı unutmayın. Karşı tarafta görmekten hoşlanmayacağınız, gereksiz, abartı ya da sahte olacağını düşündüğünüz her şeyi siz de göstermekten kaçının. Bu giyiminiz de olabilir, çevre de olabilir, hatta ve hatta gülüşünüz, saçınız, makyajınız bile olabilir.

- Kadınlar için makyaj konusu: kesinlikle abartı bir makyaj yapmayın. Olabildiğince sade, yüz hatlarınızın ve mimiklerinizin ortaya çıkacağını düşündüğünüz sade bir makyaj ile görüşmeyi yapın. Yukarıdaki maddede söylediğim gibi abartı ve sahte görünmeyin.

Dijital imaj

Eğer bir iş görüşmesi yapıyorsanız, Skype görüşmesi esnasındaki kamerada gösterdiklerinizden çok daha önemli bir konu daha var ki, birçok kişi bunu unutuyor. Dijital imaj! Bir iş görüşmesi yaparken siz nasıl ki şirketi, görüşme yapacağınız kişiyi araştırıyorsunuz; emin olun ki onlar da en az sizin kadar sizi araştırıyorlar. Bu sebeple herkese açık dijital imajınızın oldukça düzgün ve sorunsuz olması önem arz etmektedir. Bu konuda da size şunları söylemek istiyorum;

- Skype kullanıcı adınızın gerçek adınız ve soyadınız ile uyumlu olmasına dikkat edin. İsminizin yıllar hatta on yıllar önce alınmış bir ergenlik ismi olmaması oldukça önemli. Mesela ben projeler dolayısı ile görüştüğüm insanlarda şu gibi komik isimlerle karşılaşmıştım; “gecelerin_yargici”, “kadife-gece”, “iamfatanditsokayforme”, “kedisevici”, “nefretimsin17”, “sensiz_sis27” vb. Bu isimler aile, arkadaşlarınız ve yakın çevreniz için sorun olmasa da bunun bir iş görüşmesi olduğunu düşünürsek sizin için kötü bir izlenim bırakacak isimler olduğunu unutmayın. Güzel isimlere örnek verelim: isimsoyisim, soyisimisim, unvanisim, isim vb. tanımlayıcı kullanıcı adları sizi bir adım önde başlatır.

- Aynı konunun eposta adresiniz için de önemli olduğunu unutmayın. Gençlik ve lise yıllarında aldığınız efsanevi eposta adreslerini artık bir köşeye bırakın ve kendinize sizi profesyonel gösteren bir eposta adresi alın. isimsoyisim@ içeren eposta adresleri sizi daha ciddi gösterecektir.

- Herkese açık sosyal medya hesaplarınız: belki de en önemli konulardan biri budur. Eğer ki Facebook, Instagram, Twitter vb. sosyal medya hesaplarınız varsa ve bu hesaplarda herkese açık gönderiler paylaşıyorsanız kesinlikle bu gönderilerin görüşme yapacağınız kişi ve ya şirket ile ters düşmeyeceği türden gönderile olduğuna emin olun. Siyasi görüşünüz olabilir, öyle ya da böyle sevdiğiniz ya da sevmediğiniz kişiler hakkında gönderileriniz olabilir, aileniz ve sevgiliniz vb. gibi kişilerin de var olduğu tatil fotoğraflarınız olabilir, günlük tarzı tuttuğunuz bir blog olabilir, ya da sadece öylesine paylaştığınız GIFlerle dolu bir hesabınız olabilir. Fakat sizinle görüşme yapacak kişi eğer bu gönderilere kolayca ulaşabiliyorsa bu gönderilerinizi de görecektir. Görüldüğü zaman size sorun yaratacağına inandığınız türden gönderileri kişisel sosyal medya hesaplarından kaldırdığınızdan emin olun. Ya da en azından görüntüleyecek kişileri kısıtlayın.

- Özgeçmiş ve fotoğraf konusu: bu da bir diğer vitrin olarak sizi görüşme yapacağınız kişi ile bağlayacak olan araçtır. Belki de en önemlisidir. Bildiğiniz gibi birçok batı ülkesinde özgeçmişlerde ayrımcılığı önlemek için fotoğraf kullanımı çok az seviyeye indirilmiş durumda. Yani büyük şirketler, sivil toplum kuruluşları ve devletler fotoğrafın bir önyargı oluşturduğunu düşünerek özgeçmişlerde fotoğraf kısmının olmamasını yeğliyor. Fakat bildiğiniz gibi bu uygulama henüz Türkiye’de benimsenmiş değil. Bu sebeple özgeçmişinize koyacağınız fotoğrafın çok önemli olduğunu unutmayın. Facebook profil fotoğrafınızdan bir kare kesip buraya koymak yerine, daha özenli bir vesikalık resim koymaya özen gösterin. Yine aynı kural: sahte ve abartı olmayan bir fotoğraf kullanmaya özen gösterin.

- Özgeçmiş ve niyet mektubu (motivasyon mektubu) dili: bir önceki maddede bahsettiğimiz gibi bu iki evrak karşıdaki insanın sizin hakkınızda ilk izlenime sahip olacağı araçlardır. Bu sebeple karşıdaki kişinin anlayacağı sade ve yalın bir dille yazılmış, dil bilgisi kurallarına uyumlu bir mektup ya da özgeçmiş hazırlamanız oldukça önemlidir. Bu da dijital imajınızın en önemli parçalarından biridir.

Görüşme esnasında dikkat edilmesi gerekenler

Evet şimdiye kadar çevre, teknik, imaj hazırlığı derken baya bir konuştuğumun / yazdığımın farkındayım. Fakat bu konuların gerçekten önemli olduğunu düşündüğüm için üzerinde bu kadar durdum. Bu sebeple bu kadar detaylı yazdım. Gelelim görüşme esnasına. Belki de en önemli olan konu. Bu süreç aslında pek de sizin elinizde ve kontrolünüzde olmayan bir süreçtir. O sebeple çok fazla üstüne kafa yormanızın ve kendinizi üzmenizin bir anlamı olduğunu düşünmüyorum.

Genellikle toplantının seyri görüşmeyi kayacağınız kişi ve kurumun isteği doğrultusunda ve gündemi doğrultusunda olacağı için eğer önceden bir gündem verilmemişse size düşen tek şey hazırlıklı olmaktır. Size sormaları muhtemel tüm konuları önceden düşünmüş olun. İş görüşmesi ise karşıdaki şirketi ve ye kurumu iyi tanıyor olduğunuzdan emin olun.

Başvurduğunuz yani görüşmesini yaptığınız pozisyonun ya da projenin de detaylarına hâkim olmanız oldukça önemlidir. Eğer ki başvurduğunuz şirketi çok iyi tanımıyorsanız mutlaka tanıyan birini bulmayı ya da web sitelerini, ekşi sözlük vb. mecralarda o kurum ya da kuruluş hakkındaki tüm gönderileri okuyun. Olası hassasiyetlerinin farkında olun. Benzer pozisyonda daha önce çalışmadıysanız, o pozisyonda daha önce ya da şu anda çalışan birine ulaşıp biraz sohbet edin. İş hakkında ve ortam hakkında bilgi alın. Hatta görüşme yapacağınız şirketten birine ulaşma şansınız varsa mutlaka öncesinde o kişi(ler) ile iletişime geçin.

Size sormaları muhtemel soruları ve sizden duymak isteyecekleri muhtemel cümleleri, hikayeleri hazırda bulundurun. Gerekirse biraz araştırma yapıp, ders çalışın. Görüşme esnasında daha önce yukarıda anlattığım hazırlıkların tam olması sizin kontrolünüzü artıracaktır.

Sıkıştığınız zaman su için, tane tane konuşun, acele etmeyin. Düzgün bir dil kullanmaya özen gösterin. Anadiliniz dışında (örneğin İngilizce) görüşme yapıyorsanız ihtiyaç halinde kullanmak üzere ufak bir teknik kelime listesi yapın ve gözünüzün görebileceği bir yere yapıştırın. Ya da kolayca ulaşabileceğiniz bir online sözlük açıkta bulundurun.

Daha önce defalarca söylediğim şeye dikkat edin; sahte olmayın ve abartıya kaçmayın. Yüksek sesle gülmeyin, ağzınızı çok açmayın, bir şeyler yiyip içmemeye özen gösterin, yüzünüz ile oynamayın, çok sıcak ya da soğuk olmayacak bir odada görüşmenizi yapın, terlemeyin. Hastaysanız görüşme saatinde size yardımcı olacak ilaçları ve tedaviyi saatler öncesinden uygulayın, kullanın. Sigara içmeyin. Dürüst olun. Size sorulan sorulara cevap verin. Gereksiz ise sorulandan fazla bir konuya girmeyin. Toplantının seyrini değiştirmeyin.

Kendinizi iyi temsil ettiğinizden emin olun. Gereksiz ise fazladan bir konu ya da olay anlatmayın demiştim ama kendinizi iti temsil etmediğinizi düşünüyorsanız mutlaka söz isteyip toplantıyı sizin lehinize çevirecek konuyu anlatın. Anlatırken yine yukarıda bahsettiğim gibi sakin ve tane tane anlatmaya özen gösterin. Fakat heyecanınızı da kaybetmeyin. Çok donuk da olmayın.

Kendinizi temsil etmeye çalışırken karşıdakinin söylediklerinin arada kaynamasına müsaade etmeyin. En çok siz konuşmanız, kendinizi iyi anlattığınız anlamına gelmeyebilir. Onların da anlatması gereken şeyler varsa mutlaka sonuna kadar dinleyin, yeni bir şey anlatırken mutlaka söz isteyin.

Görüşme esnasında bilgisayar ile oynamamaya özen gösterin, tuş sesleri karşıdaki kişiyi rahatsız edebilir, dinlemediğiniz izlenimi yaratabilir. Bu sebeple ekranına bakmak yerine kameraya bakın. Karşıdaki kişi ile göz kontağı kuruyor gibi olacaksınız ve bu da karşıdaki kişiye güven verecektir. Not almanız gerekirse kâğıt ve kalem kullanın.

Toplantı süresi konusunda önceden belirlenen süreye uymaya çalışın. Konuyu uzatmayın ama hemen de bitmesine sebep olmayın. Toplantıyı sonlandırırken el sallamayın. Profesyonel duruşunuzu koruyun. Toplantı bittikten sonra görüşmeyi sonlandırana kadar, ses, görüntü ve mikrofon tamamen kapanana kadar “ohhh beee!” falan gibi tepkiler vermeyin. Çığlık atmayın. Toplantının tamamen sonlandığından ve irtibatın koptuğundan emin olunca istediğinizi yapabilirsiniz.

Bu bir iş görüşmesi ise mutlaka ne zaman tekrar dönüş yapacaklarını sorun. Toplantı sonrasında günlerce, haftalarca hatta aylarca beklemeniz gerekebilir. Bunu bilmek sizi rahatlatacaktır. Eğer yine maaşlı bir iş görüşmesi ise maaş, sosyal haklar, servis, yemek, sigorta vb. konuları da sormaktan çekinmeyin. Size sorulduğu zaman aynı şekilde beklentilerinizi de dile getirmekten çekinmeyin. Unutmayın onlar sizi işe alıyor olabilir ama istemediğiniz şartlarda çalışmak istemezsiniz. Özellikle ülkemizde yeterince işinden, maaşından, haklarından memnun olmayan binlerce hatta milyonlarca mutsuz insan olduğunu unutmayın. Onlardan birisi olmak yerine işsiz olmayı tercih edebilirsiniz. Bu sebeple bu konularda oldukça net ve açık sözlü olun. Eğer size beklentinizin altında bir maaş ya da sosyal imkân teklif ediliyorsa bunun size uygun olmadığını dile getirin. Pazarlık yapmaktan korkmayın.

Son olarak toplantı sonrasında göndermenizi istedikleri bir belge varsa mutlaka not edin ve toplantı biter bitmez verilen süre içerisinde istenen destekleyici ve ek belgeleri gönderin.

Umarım sizleri biraz olsun rahatlatacak ve faydalı bir yazı olmuştur.

Boş şanslar dilerim,

Mehmet ÇETİNKAYA

30/07/2017 – 23.45

Esenyurt – İstanbul

mehcetinkaya@gmail.com

Mehmet Çetinkaya

About Author

Mehmet ÇETİNKAYA

0 Comments for this blog

You need to sign in to reply this blog. If you are not a member, please sign up first.